이벤트 기획/제작 과정, 핵심만 정리!

 
이벤트는 국가/정부, 기업, 단체, 개인 누구나, 목적과 대상이 있다면 개최할 수 있습니다. 
대형 이벤트부터 개인이 주최하는 작은 이벤트까지, 그 제작 과정 크게 다르지 않은데요,
 
이벤트 기획, 제작 과정을 알게 되면 기획자의 눈으로 이벤트를 바라보게 되고, 
일상 속 소소한 이벤트를 준비할 때도 실질적인 도움이 됩니다.
 
*이 글은 다양한 이벤트 종류와 규모 중에서도, 공통적으로 중요한 핵심 절차를 중심으로 정리했습니다.
 
 

Step1. 이벤트의 목적, 대상 확인

목적과 대상이 이벤트의 방향을 정하게 됩니다.
 
목적, 대상을 이해하기 위한 자료 조사, 공부가 많이 필요합니다.
주타깃의 관심사와 트렌드, 그들이 많이 찾아가는 장소 등을 공부하세요. 
 
※ 때로는 "팝업 스토어를 열고 싶다"와 같이 형식이 정해진 의뢰도 있지만,
"신제품을 알릴 수 있는 좋은 방법을 제안해 주세요"와 같이 형식이 없는 경우도 있습니다.
이럴 땐 기획자의 고민과 역할이 훨씬 커집니다.
 
 

 

Step2. 일정 계획 수립

이벤트 기획부터 실행까지의 전체 일정 계획이 필요합니다.
데드라인이 있어야 놓치는 것이 없어요.
일정표와 체크리스트는 이벤트 기획자에게 가장 중요합니다.
 
 

Step3. 장소 선정

목적과 대상에 맞는 장소를 제안하고 대관을 진행합니다.
원하는 날짜에 대관이 불가할 수도 있으니 빠른 결정이 필요합니다.
 
1. 선정 시 고려 사항 
a. 대상이 쉽게 접근 가능한지(위치, 교통 편의성)
b. 공간의 크기와 시설 인프라
c. 이벤트 당일과 설치 및 리허설 일정을 포함하여 대관
 
2. 집객과의 관계  
성공적인 이벤트는 사람들이 많이 참여해야 합니다. (집객)
집객 방식에 따라서 장소 선정, 프로그램 등이 달라질 수 있습니다.  
*집객 방식 1) 사전 초청  2) 현장 참여
 
현장 참여의 경우 유동인구가 많은, 인지도 있는 장소가 유리하겠죠. 
 
 

 

Step4. 프로그램 기획

장소 선정과 프로그램 기획은 동시에 진행됩니다.
 
1. 아이디어 회의
자료 조사, 공부한 것을 바탕으로,
이벤트 목적에 맞는 콘텐츠를 구성하기 위해 많은 아이디어 회의가 진행됩니다.
 
2. 이벤트 컨셉
먼저 이벤트의 컨셉을 정합니다.
*이벤트 컨셉 : 핵심 메시지, 분위기, 중심 아이디어
프로그램은 컨셉과 일관성을 가지면서, 참여자에게 전달하고 싶은 메시지를 담아야 합니다.
 
3. 고려사항
a. 법적 제한 사항 여부
b. 사회적 이슈와의 충돌 여부
 
 

 

Step5. 협력사 선정

공간 연출, 장비, 인력, 물품 등 실행에 필요한 다양한 협력사를 섭외합니다.
 
a. 무대, 전시 구조물, 조명, 음향, 영상
b. 출연자, MC, 운영 인력
c. 소품 제작, 굿즈 제작, 물품 렌탈 등
 
 

Step6. 발주, 감리

일정에 맞춰 충분한 여유를 두고 발주해야 합니다.
납품되는 제작물의 경우 샘플 확인, 납품 후 품질 점검 등은 필수입니다.
 
 

Step7. 실행(운영)

리허설을 충분히 진행하여 현장 문제를 사전에 점검합니다.
진행 중에도 긴장을 늦추지 말고 예상치 못한 변수에도 유연하게 대처해야 합니다.
 
 

 

Step8. 정산

종료 후에는 전체 비용을 정리합니다.
기획자의 역할은 예산 내에서 수익을 남기는 것입니다.

 

이벤트가 성공적으로 끝났더라 수익이 없다면 실패한 프로젝트입니다.
 
 

Step9. 결과 보고

이벤트 진행 전반을 기록한 결과 보고서를 작성합니다.

a. 문서와 사진, 영상으로 제작
b. 광고주의 내부 보고용
c. 기획자의 데이터베이스로 활용
 
 
[기타]
*집객을 위한 디지털 홍보는 전문가에게 별도 의뢰하는 것이 좋습니다.

 

 

참~ 쉽죠?

다음 글에서는 실제 이벤트가 어떻게 준비되고 진행됐는지 이야기해볼게요.